Avec le télétravail, les réunions en ligne sont devenues la norme. Que ce soit en petit comité avec juste un-e collègue, ou en large groupe, nous sommes tous les jours sur Zoom ou autre Teams.

Mais les réunions en ligne ont leurs propres codes de communication, que nous n’avons pas forcément appris.

Voici 5 erreurs à éviter à tout prix durant vos réunions en ligne.

Ne pas définir de règles

Si vous êtes l’organisateur de la réunion, il faut veiller à ce que tout le monde prenne connaissance en avance de l’agenda et des règles.

Par exemple :

• Coupez votre micro quand vous ne parlez pas
• Utilisez la fonction « lever la main » quand vous voulez intervenir
• Dans un large groupe où tout le monde ne se connaît pas, précisez qui vous êtes avant de commencer votre intervention

Si tout le monde connaît les règles en avance, le déroulement de la réunion sera bien plus serein.

Ignorer l’arrière-plan et l’éclairage

Un arrière-plan en désordre crée la confusion. De plus, vous n’avez peut-être pas envie de partager votre cuisine avec vos collègues. La plupart des applications de réunion en ligne vous permettent de choisir une photo comme arrière-plan, ce qui permet d’utiliser un décor neutre.

Au niveau de l’éclairage, essayez d’être face à la lumière plutôt que de lui tourner le dos pour éviter les contre-jours et pour que l’on vous voie bien.

Mal placer la webcam

Le cas classique : votre caméra est mal placée et/ou vous regardez constamment vos notes sur le bureau et on ne voit plus que la moitié haute de votre tête.

Veillez à ce que votre webcam soit à hauteur de vos yeux, quitte à surélever votre ordinateur portable sur boîte ou une pile de livres (on vend aussi des supports à cet effet). Ensuite, pensez à bien regarder dans la caméra, en particulier lorsque c’est votre tour de parler.

Trop parler

Les réunions virtuelles demandent plus d’efforts de concentration, et il faut être honnête : on s’y ennuie plus vite. C’est pour cela qu’il vaut mieux qu’elles soient courtes et efficaces. Veillez donc à n’intervenir qu’un minimum de fois, avec des points clairs et concis.

Par contre, il est entendu que les réunions virtuelles aident à maintenir le lien avec les collègues. Prévoyez donc des périodes réservées au bavardage et à l’échange de nouvelles, par exemple durant le quart d’heure qui précède la réunion elle-même.

Oublier la sécurité

N’oubliez jamais que sur le web, vous n’êtes pas seul et il faut faire attention. Particulièrement si vous échangez des informations sensibles en réunion. Ne partagez jamais publiquement les liens vers vos réunions. Faites attention à ce que vous partagez à l’écran, car les participants peuvent en faire une capture d’écran. Si vous utilisez Zoom pour organiser une réunion, activez la fonction de mot de passe pour protéger l’accès.

Maîtriser tous les codes de la communication en ligne, cela s’apprend ! C’est pour cela que nous vous proposons notre nouveau séminaire (en ligne, bien sûr) « Communication virtuelle » pour les entreprises.

Trouvez tous les renseignements sur la communication virtuelle ici: https://www.callinter.com/communication-virtuelle

Pour un conseil ou une évaluation gratuite de vos besoins, complétez le formulaire ci-dessous.